株式会社インフォマート　BtoBプラットフォーム請求書　導入事例

2022.08.31

オフィスのミカタ編集部【PR】

　前回の記事では、株式会社インフォマートが推し進めるデジタル化について話を伺った。それでは実際に、同社の『BtoBプラットフォーム請求書』によってデジタル化が進めば、働き方やワークフローはどのように変わるのか。請求書を受け取る側の事例として日本瓦斯株式会社、請求書を発行する側の事例としてサッポログループ物流株式会社を取り上げる。

サッポログループ物流株式会社

各支社の担当者が請求書業務に追われていた

サッポログループ物流株式会社は、サッポログループの物流を担っている。グループ外企業との取引も多く、毎月膨大な数の請求書を発行している。「お取引先様は１０００社を超えており、毎月７００件近い請求書を発行しています」と経営戦略部課長代理の加藤氏は話す。

発行する請求書のフォーマットは取引先の希望に合わせていたため、ＦＡＸやＰＤＦ、エクセルファイルなどバラバラの状態だった。「現場の社員も、それが当たり前だと考えて問題意識を感じていませんでした。請求書の授受・発行のために、各支社の担当者が月初に４日間忙殺されているような状況でした」（加藤氏）

請求書の９割がデジタル化　請求業務負担は大幅に軽減

将来を見据えて業務変革の必要性を感じていた同社は、グループ会社で既に用いられていた『ＢtoＢプラットフォーム請求書』の導入を進める。社内へは加藤氏とインフォマートの営業担当者が説明を行い、取引先にも案内ハガキを出した。「初めは問い合わせが多かったのですが、操作方法に関する問い合わせが中心でした。最初から60％以上のデジタル化率で、導入から２年弱経った現在では、発行する請求書の９割はデジタル化しています」と加藤氏。残りの１割もオプションの「郵送代行機能」を利用していることから、紙による請求書発行作業を行うことはなくなった。

現在、請求書に関する作業時間は授受・送付合わせて「半日から１日程度短縮」したと加藤氏は話す。「実務担当者も、業務負担の軽減を実感しているようです。発行後に即日届くので、先方へＦＡＸやメールを送る手間もなくなりました。社内で取り組んでいる業務標準化プロジェクトの中でも、ずば抜けた効果を得られています」

新しい取引先が増える際には、請求・支払いは『ＢtoＢプラットフォーム請求書』で行うことをあらかじめ伝えているのだという。「物流は長い歴史があるだけに、変化に対する抵抗があったり、紙ベースのやりとりが多かったりする業界です。加速する時代の変化に対応していくには、業界全体でのデジタル改革への取り組みは必須となるでしょうし、大きな可能性のある領域だと感じています」と加藤氏。自社だけでなく業界全体がデジタル化することに希望を抱いているようだ。

日本瓦斯株式会社

２０００件分の請求書がさまざまなフォーマットで届いていた

日本瓦斯株式会社は、関東一円でのＬＰガス販売において圧倒的なシェアを誇る総合エネルギー企業である。エネルギー小売の自由化以降は都市ガス・電力事業でもシェアを拡大しており、複雑化・多様化する地域社会の活性化への貢献を目指している。

同社では、キャンペーンチラシや従業員用のウォーターサーバーなど２０００件近くの経費を支払っており、その請求書が１１０の各部門に届く。「毎月25日締めで、26日から末日にかけて各営業所にバラバラに届き、それぞれの営業所で担当者が開封、確認して基幹システムに入力、支払伝票を起票していました」と同社コーポレート本部経財部課長談。それを受け取った本社では月初第３営業日前後に２人体制で確認するが、段ボール２箱分の量の書類を２日程度でチェックする必要があり、かなりの負担だったのだという。試算したところ、請求書の受け取り業務にかかる人的コストは年間３２０万円あまりだったと話す。

４割超の請求書をデジタルで受領　残りも徐々にデジタル化

同社が『ＢtoＢプラットフォーム請求書』を導入したのは２０２０年９月だ。利用は徐々に広がり、現在では一般経費の約４割をデジタルで受領しているのだという。「各部門での金額の誤入力がなくなりました。本社にも月末を待たずに承認依頼が回ってくるようになったため、作業を平準化できています」と課長は話している。『電子支払通知書』も導入したことにより請求書類は段ボール１箱分に減り、月次決算の確定は２日ほど、連結決算は１週間近く早めることができたという。

今後は、残りの請求書のデジタル化も進める考えだ。「一部の取引先様からは未だに請求書を紙で受け取っているほか、長年のお付き合いもあって請求書が発行されないケースも多くあります。業務が複雑化し、引き継ぎが曖昧になることもあり、本社で集中管理できないかを考えています」（課長）

具体的な施策としては、『ＢtoＢプラットフォーム請求書』とも連携可能な『ｉｎｖｏｘ（インボックス）』（株式会社Ｄｅｅｐｗｏｒｋの請求処理自動化サービス）の活用を考えている。またＡＩ-ＯＣＲの活用も踏まえつつ、「地域社会に貢献し持続的に成長する企業であるために、今後も積極的な業務改革に取り組んでいきたい」とお話ししてくれた。